Quản lý tài liệu số tăng hiệu suất công việc

(TBVTSG) – Tại hội thảo về giải pháp quản lý dữ liệu số hóa (Digital documentation) do hội Tin học Việt Nam tổ chức tại Hà Nội tháng 7 vừa qua, các số liệu cho thấy một văn phòng trung bình trên thế giới thường thực hiện và lưu trữ gần 20 bản sao cho mỗi tài liệu, tốn 20 đô la Mỹ công lao động để lưu trữ mỗi tài liệu…

Và 5% các tài liệu này thường bị thất lạc. Sẽ tốn 120 đô-la Mỹ để tìm kiếm mỗi tài liệu lưu trữ không đúng chỗ. Và phải tốn tới 250 đô-la Mỹ để làm lại mỗi tài liệu bị mất. Cần 25.000 đô-la Mỹ để lấp đầy một tủ hồ sơ có bốn ngăn kéo và 2.000 đô-la Mỹ mỗi năm để bảo quản nó. Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn.

Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh và tăng hiệu suất công việc luôn là những mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức và doanh nghiệp, nhất là khi tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và sổ sách là một trong những giải pháp giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất và giảm chi phí. Hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử.

Các phần mềm này có chức năng truy tìm, bảo mật và sắp xếp, lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số. Hệ thống quản lý này thường có các thành phần cơ bản: các công cụ nắm giữ và nhập để đưa tài liệu vào hệ thống; các phương pháp để lưu trữ hồ sơ tài liệu; các công cụ chỉ số hóa và truy tìm để xác định vị trí tài liệu; các công cụ phân phối để xuất tài liệu từ hệ thống ; hệ thống bảo mật để bảo vệ các tài liệu không được phép truy cập.

Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm.

Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.

Các hệ thống quản lý tài liệu xúc tiến các quy trình kinh doanh bằng cách cho phép truy cập ngay vào thông tin. Điều này làm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận và văn phòng, nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách. Bên cạnh đó, có thể chia sẻ các tài liệu với đồng nghiệp, gửi thư điện tử và fax các hồ sơ ngay, truy cập các tài liệu trong lúc di chuyển, hỗ trợ những hồ sơ và sổ sách để phục hồi biến cố.

Một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể giúp tiết kiệm thời gian nhờ: trả lời ngay các yêu cầu thông tin, tìm được ngay vị trí của các tài liệu và trình bày các thông tin quan trọng; không bị mất tài liệu; giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu cho nhân viên và liên lạc bên ngoài.

Việc quản lý hồ sơ kỹ thuật số còn giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, giảm chi phí lập hồ sơ, sao chép và truy tìm tài liệu lưu trữ ngoài mạng, giảm thời gian ngừng việc trong trường hợp có thiên tai, đơn giản hóa việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục, dùng không gian để lưu trữ giấy trước đây cho các hoạt động tạo doanh thu có hiệu quả hơn… Nói chung, việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số giúp cho chi phí thấp hơn và doanh thu tăng, đưa đến khả năng sinh lợi cao hơn.

Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số là phương pháp đã khá phổ biến trên thế giới, nhưng còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Ngành công nghệ thông tin-viễn thông (CNTT-VT) Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, tuy nhiên, đang phải đối mặt với một trong những khó khăn lớn trong việc số hóa thông tin. Đây là các giải pháp có hiệu quả để xây dựng cơ sở dữ liệu cấp quốc gia, cấp bộ và cấp tỉnh, thành phố để có khả năng chia sẻ thông tin với nhau.

Hiện nay, Viện Công nghệ Thông tin đang phát triển một giải pháp về quản lý tài liệu kỹ thuật số và dự kiến cuối năm nay sẽ giới thiệu giải pháp này ra thị trường.

Để thực hiện một hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải chọn một hệ thống riêng, tùy theo nhu cầu khác nhau của mình để có thể đạt được hiệu quả cao nhất.

NGUYỄN VÂN